Samenwerken
Wij zijn vastbesloten om Nederland trots te laten zijn op NS. Daartoe rekenen we op uitstekende leveranciers. Wij behandelen onze leveranciers volgens de principes van objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit.
Voor een goede samenwerking zijn heldere afspraken onmisbaar. Wij baseren onze afspraken met leveranciers op de volgende kaders en richtlijnen.
Algemene Inkoopvoorwaarden
De Algemene Inkoopvoorwaarden bevatten de standaard contractuele condities van de overeenkomst. De Aanbestedingswet schrijft voor dat meedoen aan een aanbesteding onder voorwaarden niet is toegestaan. Om die reden hanteert NS als uitgangspunt voor alle partijen dezelfde inkoopvoorwaarden.
Governance
Een aantal vennootschappen binnen het NS-concern kan als speciale-sectorbedrijf worden aangemerkt. Vandaar dat, indien de Aanbestedingswet dat voorschrijft, deze vennootschappen de verwerving van werken, leveringen en/of diensten Europees aanbesteden. Hiervoor gelden drempelbedragen. Voor contractwaarden boven de drempelwaarden bestaat, behoudens uitzondering, een Europese aanbestedingsplicht voor NS. Sinds 1 januari 2024 zijn deze drempels 443.000 euro voor leveringen en diensten en 5.538.000 euro voor werken.
Lees meer over governance
Naast de Aanbestedingswet kent NS ook een interne governance op inkopen. Dat betekent dat NS zich -naast de Aanbestedingswet- ook aan regels van het interne inkoopbeleid heeft te houden. De belangrijkste punten uit deze governance staan hieronder vermeld.
- Inkoop gebeurt volgens de wet: we zijn transparant, objectief, discrimineren niet en werken volgens de interne gedragsregels van NS.
- Inkoopverplichtingen worden geautoriseerd door ‘vier ogen’. Dit betekent dat verplichtingen pas worden pas aangegaan na autorisatie door Procurement en procuratie door de budgethouder.
Europese Aanbestedingen
Een Europese aanbesteding is er op gericht elk bedrijf een kans te geven mee te dingen naar een opdracht binnen het publieke domein.
Lees meer over Europese Aanbestedingen
NS hanteert 4 verschijningsvormen van Europese Aanbesteding:
- Niet-openbare procedure;
- Onderhandelingsprocedure met vooraankondiging
- Openbare procedure;
- Erkenningsregeling
Bij de niet-openbare procedure wordt er een tweedeling gemaakt in het aanbestedingstraject. Eerst wordt er een aantal partijen geselecteerd in de RFI-fase. De geselecteerde partijen mogen vervolgens in de RFP-fase een offerte uitbrengen. Deze procedure heet niet-openbaar, omdat enkel de in de RFI-fase geselecteerde leveranciers het complete bestek ontvangen en een aanbieding mogen doen. Door deze tweedeling en de daaraan gekoppelde minimale termijnen is de doorlooptijd van de aanbesteding langer, maar wordt de administratieve last voor gegadigden en NS, beperkt ten opzichte van de openbare procedure.
De onderhandelingsprocedure met vooraankondiging is gelijk aan de Niet-openbare procedure met als enig verschil de toevoeging van een onderhandelingsgesprek met één of meerdere partijen in de RFP-fase.
In de openbare procedure worden de selectie en de gunning tegelijkertijd beoordeeld. Deze procedure wordt de openbare procedure genoemd omdat alle geïnteresseerden het complete bestek kunnen inzien.
De Erkenningsregeling is een doorlopende procedure waarbij leveranciers eerst aantonen dat zij geschikt zijn om binnen een bepaald werkgebied met NS te kunnen samenwerken. Indien er vervolgens binnen dat werkgebied een opdracht ontstaat is NS uitsluitend gehouden om erkende leveranciers te benaderen voor het indienen van een offerte.
Tenderned
NS publiceert de aankondiging van al haar Europese aanbestedingen op Tenderned.
Mercell
NS hecht er belang aan dat de procedure alle partijen gelijke kansen biedt. Om die reden maakt NS gebruik van het Mercell Source to Contract-platform. Middels Mercell kunt u de aanbestedingsstukken inzien en kunt u de van u opgevraagde documenten uploaden. Tevens verloopt alle communicatie gedurende de aanbesteding via Mercell.
Mercell is een versleuteld platform en NS kan bij een Europese aanbesteding de door u ingediende stukken pas inzien nadat de indientermijn is verstreken. Dit garandeert dat alle partijen gelijke kansen krijgen.
