Betalingen aan leveranciers

Bij een goed ingericht inkoopproces horen uiteraard ook goede afspraken over betalingen. Wij zoeken daarbij steeds naar mogelijkheden om het betalingsverkeer met leveranciers te verbeteren.

Daarom werken wij alleen met digitale facturatie; een snelle en betrouwbare manier voor het sturen van facturen die leidt tot kostenbesparing aan zowel uw als onze kant. Afgestemd op het aantal te versturen facturen en de mogelijkheid tot integratie met uw software zijn diverse opties mogelijk.

  • Voor leveranciers met minder dan 100 facturen per jaar aan NS, wordt Pdf-facturatie aangeraden;
  • Op het moment dat een leverancier meer dan 100 facturen per jaar aan NS verstuurt, kan deze worden aangesloten op V-printing. Dit is een manier om facturen te versturen naar Basware;
  • Voor leveranciers die meer dan 250 facturen per jaar uitsturen, is er E-invoicing Basware;
  • Als laatste is er de mogelijkheid om via het Ariba Netwerk te factureren. Het Ariba Netwerk is interessant voor leveranciers die ook graag willen werken met e-ordering. Bijvoorbeeld als NS medewerkers producten bestellen vanuit een elektronische catalogus.

Voor het vinden van de best passende oplossing adviseren wij u contact op te nemen met uw contactpersoon of met ons Contact Center Finance & Procurement via finance@ns.nl.

 

Als u NS een factuur stuurt, dient deze te voldoen aan onderstaande factuureisen. Indien uw factuur hier niet aan voldoet, kan de factuur niet verwerkt worden en zal deze aan u geretourneerd worden.

Wettelijke factuureisen:

  • uw volledige naam en die van uw afnemer
    U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
  • uw volledige adres en dat van uw afnemer
    U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • uw btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • uw KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een opeenvolgend nummer
  • de aard van de goederen of diensten die u hebt geleverd
  • de hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die u hebt geleverd
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
    Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

Aanvullende NS vereisten:

  • Correcte tenaamstelling
  • Uw factuur moet het juiste NS inkoopordernummer bevatten